Etape Proiect
Un proiect finantat prin POS CCE trece printr-o serie de etape, in cadrul Agentiei pentru Dezvoltare Regionala Nord-Est. Iata care sunt pasii pe care trebuie sa-i parcurgeti pana la materializarea proiectului:
Procesul de evaluare si selectie a cererilor de finantare depuse in cadrul POS CCE, Axa Prioritara 1, pentru operatiunile delegate OI POS CCE/ ADR Nord-Est, se deruleaza in cadrul Biroului de Evaluare si Selectie, in doua etape: verificarea conformitatii administrative si a eligibilitatii si evaluarea tehnico-financiara, cu termene clare de realizare, conform procedurii de lucru.
Faza contractarii implica incheierea contractului de finantare intre Ministerul Economiei, in calitate de Autoritate de Management pentru POS CCE si Beneficiar.
Urmatoarea etapa este cea de Monitorizare a proiectelor (obiective, rezultate) care se desfasoara in cadrul Biroului cu acelasi nume. Expertii OI POS CCE/ ADR Nord-Est se vor deplasa in teren, iar in urma vizitelor, vor redacta rapoarte de monitorizare privind realizarea indicatorilor fizici, financiari si de performanta necesari implementarii proiectelor, in conformitate cu prevederile Contractului de finantare.
Etapa de verificare tehnica si financiara presupune:
1. Verificarea cererilor de pre-finantare transmise de catre beneficiari in prima faza a implementarii proiectelor (pentru proiectele carora li s-a aprobat acordarea de prefinantare in conformitate cu contractul de finantare)
2. Verificarea cererilor de rambursare – intermediare si finale – transmise in cursul perioadei de implementare.
Procesele mentionate sunt desfasurate de catre Serviciul Verificare Proiecte.
Evaluarea si selectia cererilor de finantare
Contractarea
Monitorizarea
Verificarea tehnica si financiara
EVALUAREA SI SELECTIA CERERILOR DE FINANTARE
Biroul evaluare si selectie este responsabil cu verificarea criteriilor de eligibilitate si selectie a proiectelor. In cadrul acestei etape, cererile de finantare sunt analizate in doua etape: verificarea conformitatii administrative si a eligibilitatii si evaluarea tehnico-financiara, cu termene clare de realizare, conform procedurii de lucru.
Expertii Organismului Intermediar verifica existenta si forma Cererii de finantare, precum si a anexelor. Aceasta verificare a conformitatii administrative se realizeaza in maximum 20 de zile lucratoare de la verificarea criteriilor de depunere ( daca sunt solicitate clarificari legate de documentatia depusa, acestea vor fi trimise de catre Solicitant, in maximum 5 zile lucratoare de la data solicitarii venite de la OI POS CCE).
Verificarea conformitatii administrative si a eligibilitatii se desfasoara concomitent, astfel incat Solicitantul va fi informat o singura data asupra rezultatului comun al acestor verificari. Notificarea se va face in scris de catre OI POS CCE, prin fax, la numarul indicat de Solicitant in Cererea de finantare, la rubrica 1.4 “ Persoana de contact”.
Urmatorul pas al evaluarii consta in verificarea tehnica si financiara, realizata fie de experti ai OI POS CCE, fie de evaluatori externi, selectati in urma unei proceduri de achizitie publica, potrivit OUG 34/2006, cu modificarile si completarile ulterioare, de catre AM sau OI POS CCE din cadrul ADR, dupa caz. Acest tip de verificare se realizeaza in maximum 22 de zile lucratoare de la verificarea eligibilitatii.
Evaluarea proiectelor se va face conform unei Grile de evaluare tehnica si financiara, cuprinsa in Ghidul Solicitantului, in urma careia se va acorda un punctaj intre 0 – 100 puncte (ca sa fie acceptat, proiectul trebuie sa obtina minimum 60 de puncte si sa nu primeasca 0 puncte la nici unul dintre criteriile sau sub-criteriile din Grila de evaluare tehnica si financiara. Si pe parcursul acestui proces, i se pot cere clarificari Solicitantului, care are obligatia sa le trimita catre OI POS CCE in maximum 5 zile lucratoare de la data solicitarii.
Lista cu toate proiectele evaluate, ierarhizata conform punctajului obtinut, va fi transmisa AM POS CCE. Dupa obtinerea avizului, lista va fi publicata pe website-ul AM si OI POS CCE/ADR Nord-Est, iar solicitantii vor fi informati si in scris asupra rezultatului evaluarii.
CONTRACTAREA
Implica incheierea Contractului de finantare intre Ministerul Economiei, in calitate de Autoritate de Management pentru POS CCE si Beneficiar.
Daca ati ajuns in aceasta etapa, inseamna ca proiectul dvs. se afla pe lista proiectelor acceptate pentru finantare.
Solicitantul va primi de la OI POS CCE o Scrisoare de acceptare, in care sunt prevazute si documentele necesare incheierii Contractului de finantare. Actele trebuie depuse in maximum 40 de zile lucratoare de la data solicitarii lor, iar intocmirea propriu-zisa a Contractului va dura maximum 15 zile lucratoare de la data depunerii tuturor documentelor solicitate.
Beneficiarul are obligatia sa semneze Contractul de finantare in cel mult 3 zile lucratoare de la primirea documentului.
Eventualele modificari si completari la Contractul de finantare se fac in conformitate cu art.15 din Contract.
MONITORIZAREA
Activitatea de monitorizare este realizata in cadrul Biroului cu acelasi nume de la nivelul OI POS CCE si consta in urmarirea progreselor inregistrate de Beneficiar in procesul de implementare a proiectului.
Intr-o prima faza, vor fi verificate Rapoartele de Progres, elaborate de Beneficiar, care trebuie sa fie corecte, complete si sa respecte modelul convenit in Contractul de finantare. Monitorizarea progresului realizat se face trimestrial de catre OI POS CCE, in conformitate cu prevederile din Contractul de finantare.
Prin vizitele de monitorizare in teren sunt verificate stadiul fizic al realizarii unui proiect si sistemul de management al acestuia, in vederea identificarii unor eventuale probleme si disfunctionalitati in realizarea cu succes a proiectului.
Beneficiarul are obligatia de a participa la vizita si de a furniza echipei de monitorizare toate informatiile solicitate. In functie de portofoliul de proiecte, vizitele in teren se fac cel putin o data pe durata contractului, iar monitorizarea investitiilor din punct de vedere al durabilitatii se verifica anual, timp de 3/5 ani dupa finalizarea proiectului.
VERIFICAREA TEHNICA SI FINANCIARA
Aceasta ultima etapa se realizeaza in cadrul Serviciului de Verificare proiecte al Directiei OI POS CCE a ADR Nord-Est, care desfasoara doua proceduri importante:
1. Verificarea cererilor de pre-finantare transmise de catre beneficiari in prima faza a implementarii proiectelor (pentru proiectele carora li s-a aprobat acordarea de prefinantare in conformitate cu Contractul de finantare);
2. Verificarea cererilor de rambursare (intermediare si finale), transmise in cursul perioadei de implementare (procesul cuprinde verificarea eligibilitatii, regularitatii, conformitatii si legalitatii cheltuielilor declarate, precum si verificarea achizitiilor desfasurate de beneficiari.
Acest proces presupune verificarea cererilor de pre-finantare, transmise de Beneficiar, pregatite inca din faza initiala a implementarii. In vederea obtinerii prefinantarii, Beneficiarul transmite catre OI POS CCE o Cerere de Prefinantare, insotita de un instrument de garantare (emis in conditiile legii de o societate bancara sau de o societate de asigurari), cf. art. 14 din HG 218/2012. Cererea este insotita si de lista contractelor si contractele de achizitie bunuri / servicii / lucrari incheiate in cadrul proiectului (doar pentru proiectele care intra sub incidenta ajutorului de stat/de minimis).
Aceste documente sunt solicitate avand in vedere prevederile Regulamentului 1083/2006, art.78, (2) si cele ale reglementarilor nationale in vigoare (precum HG 218/2012).
Al doilea pas important este cel al verificarii regularitatii, legalitatii si corectitudinii cheltuielilor declarate de catre beneficiari prin intermediul cererilor de rambursare transmise catre OI POS CCE, in vederea definirii sumelor de platit.
Urmeaza etapa verificarii „la birou“ a Cererilor de Rambursare, etapa care este strans legata de procesul de verificare la fata locului pentru cererile finale si de cel de verificare a procedurilor de achizitii.
Cel putin o vizita de verificare se realizeaza pe parcursul implementarii proiectului, care este, in general, realizata cu ocazia transmiterii Cererii de Rambursare finale. Vizitele de verificare la fata locului se pot realiza si ca urmare a transmiterii unei Cereri de Rambursare intermediare, in functie de nivelul de risc al proiectului si de resursele disponibile.
